sexta-feira, maio 04, 2007

Reunião Virtual


Aumentar a produtividade e reduzir os custos é uma das prioridades no mundo corporativo. E algumas empresas já estão trilhando esse caminho. No Reino Unido, por exemplo, há três anos a British Council, organização internacional de relacionamento cultural, vem diminuindo os gastos com viagens. A chave para a economia? A videoconferência. Desde que implantou o sistema, em novembro de 2003, a empresa reduziu em 15% o valor das despesas com passagens aéreas.


Por aqui, no Brasil, a British possui cinco escritórios, dos quais quatro já contam com videoconferência, segundo Jorge Mendonça, 31 anos, gerente nacional de TI da organização. A ascensão profissional dele também é um exemplo do poder da comunicação corporativa. “Trabalhava em São Paulo e me candidatei ao cargo de gerência em Brasília. A entrevista de emprego foi realizada por videoconferência com o diretor, que trabalha no Chile”, conta. “Senti o mesmo nervosismo que sentia quando fazia entrevistas pessoais”, acrescenta. Realidade ou virtualidade?


A videoconferência está ficando cada dia mais real nas corporações. No caso de Mendonça, os dispositivos usados para realizar a videoconferência eram uma câmera, um televisor de plasma de 52 polegadas, alto-falantes e microfones. Este é o tipo de configuração mais comum nas empresas, e que permite reuniões entre grupos com pouco mais de 10 pessoas.


Uma novidade, ainda mais dinâmica, deve chegar ao Brasil em breve e encurtar as distâncias geográficas entre as equipes de profissionais. Estamos falando da sala RPX, da Polycom, fabricante de equipamentos para conferências.


A tecnologia usada na instalação da sala RPX é tão eficiente que preserva a interação real do olho-no-olho. Mas o preço pode ser salgado: custa entre US$ 250 mil e US$ 500 mil


A sala RPX é um sistema de videoconferência em que se constrói um espaço físico para, no mínimo, seis pessoas e, no máximo, 25. Diante deles, a tela ocupa uma das paredes da sala e exibe as imagens em tamanho real dos colegas que estão em qualquer outro local. Não bastasse, câmeras estão espalhadas pela superfície da tela. Dessa forma, é possível haver uma interação tão real que preserva o ‘olho-no-olho’.


A tecnologia tem um preço: entre US$ 250 mil e US$ 500 mil. Além de garantir o realismo de uma reunião ao vivo, a sala RPX faz o que qualquer outra videoconferência faz. Ela transmite, exibe e permite a edição em conjunto de documentos, e ainda pode conectar pessoas que não estão nesse tipo de sala, usando apenas o telefone.


Caso a caso


Em função do alto custo, cada um deve avaliar se é necessário de fato investir nessa tecnologia, pois uma sala de imersão pode não ser um gasto saudável para muitas empresas. Mas há opções para vários tipos de bolsos.


De acordo com Pierre Rodriguez, diretor de marketing para América Latina e Caribe da Polycom, é preciso identificar qual produto vai atender a demanda da corporação. São três tipos: desktop, escritório e grupo. Quando apenas uma pessoa usa freqüentemente a videoconferência, é melhor ter uma solução individual, que utilize o computador (desktop). Para focalizar um indivíduo ou até três pessoas, recomenda-se uma solução Office (escritório). Neste caso, um monitor com câmera, alto-falantes e microfone específico para conferências, é mais eficiente que o micro.


Já para as reuniões com maior número de profissionais, há as salas como aquela usada no British Council ou a RPX. O importante, segundo Pierre Rodriguez, é que essas formas possam sempre se unir. “O que todos procuram é a conferência unificada. Um diretor quer ter a possibilidade de fazer uma reunião com os outros ao mesmo tempo, e não importa se um deles está viajando e não tem acesso às salas de videoconferência, ou se apenas dispõe de um notebook com uma câmera limitada ou do telefone”, ressalta o executivo.


BAIXO CU$TO


Um sistema de conferência de dados, áudio ou vídeo pode ser montado usando-se um computador comum. Basta possuir um micro com placa de som, webcam, microfone, altofalantes e conexão à internet, de preferência, banda larga. Mas não espere perfeição. A qualidade da imagem, som e velocidade de transmissão de dados não se equiparam às das plataformas dedicadas. É comum haver ecos nas conversações e ver o vídeo se movimentar aos trancos. Com o equipamento adequado em mãos, é só instalar o software que executará a videoconferência e agendar a reunião. O programa EarthLink Videoconferencing (www. research.earthlink.net/confmgr/) promete agilizar as reuniões on-line, de graça. Tem suporte para vídeo, áudio e transmissão de documentos. No entanto, é uma versão de testes, o que lhe dá certa instabilidade. Outra opção é o CU-See-Me (www.cuworld.com). Este software, também gratuito, permite a realização das conferências de vídeo, ou apenas som. Sua página possui dicas de instalação e como solucionar problemas técnicos. Também sem custos é o programa Windows NetMeeting (www.microsoft.com/windows/ netmeeting/). Ele possibilita a realização de vídeo e audioconferências, bate-papos, compartilhamento e edição conjunta de documentos.


Integração tecnológica


Assim como todas as áreas tecnológicas, a indústria da conferência está avançando e ficando cada vez mais moderna e funcional. A tendência, diz Pierre Rodriguez, é que os dispositivos se multipliquem nas empresas e permitam uma comunicação unificada, com transmissão de voz sobre IP, detecção de presença, mensagem instantânea e conferência. “Os telefones vão avisar se o funcionário está disponível para uma reunião, para tirar uma dúvida ou se está ocupado”, anuncia.


"O que todos os profissionais procuram é a conferência unificada" (PIERRE RODRIGUEZ, EXECUTIVO DA POLYCOM).


Portanto, integração é a palavra de ordem, inclusive com aparelhos portáteis. Sim, em pouco tempo será possível levar a sala de videoconferência no bolso. Os telefones celulares, dotados de sistema operacional Windows Mobile, por exemplo, conseguem rodar o Skype, famoso programa de voz e vídeo sobre IP. Já é meio caminho rumo à conferência.


Outros possuem a habilidade de fazer ligações com vídeo, como é o caso do N80, da Nokia. Ele possui duas câmeras integradas: uma, com resolução de 3 megapixels na parte traseira, para quem gosta de tirar fotos; e outra, na parte frontal, filma o usuário durante a ligação, como uma webcam.


As conferências ganham importância quando o assunto é juntar as equipes para tomar decisões. O objetivo é permitir que uma equipe colabore diretamente com o trabalho de outra, sem precisar pegar um avião. Quem procura formas para reuni-las tem duas ótimas opções além da videoconferência.


A primeira é a audioconferência, que é uma reunião de pessoas, presentes só pelo som. Elas podem estar todas em lugares diferentes, já que participam da reunião por telefone. Nas empresas, aparelhos para audioconferência funcionam como um telefone com vivavoz. Exceto por uma série de qualidades que os tornam mais úteis: o microfone reduz ruídos do ambiente e filtra ecos e reverberações, faz a ligação para diferentes telefones ao mesmo tempo, e o alto-falante é mais nítido e natural.


A segunda é o dataconference, em que os participantes da reunião podem trocar dados, optar por apenas exibilos a quem participa, ou mesmo permitir que todos colaborem, editando o mesmo documento. Para isso, eles podem usar programas específicos. Também é possível fazer esse tipo de conferência utilizando sites especializados, que são pagos, como o Webex (www. webex.com) ou o Web Conferencing Central (www.web-conferencing-central. com). Quando empregam os sites como meio, essas reuniões são chamadas de webconferences.

(Fonte: www.grupouninter.com.br/secretariando)

Um comentário:

Livestream - http://www.livestream.com.br disse...

Gostei do texto. Uma nova tecnologia que está chegando para o mundo corporativo, é ao LiveShare da Livestream.

http://www.livestream.com.br/produtos/video_conferencia