SECRETARIADO EXECUTIVO - PROFISSÃO CRESCE E EXIGE QAULIFICAÇÃO

Profissional necessita agir de forma estratégica para antecipar problemas e soluções e assim facilitar a vida de quem está sendo assessorado

Conhecer a empresa, ter competência em comunicação oral e escrita e alta capacidade de organização são algumas das características de um secretário. Mas não é só. Com a crescente importância da atividade, é preciso buscar um curso de formação para seguir na carreira, seja técnico ou superior.

“Os cursos são muito importantes, pois levam os profissionais a atender ações e habilidades exigidas pelo mercado”, afirma o consultor organizacional Abraham Shapiro.Ele afirma que o curso técnico insere o profissional no mundo prático da profissão e o curso superior, com maior aprofundamento, explora a comunicação bilíngüe. “A função de secretário é estratégica e necessita de experiência e formação”, diz.

De acordo com a Federação Nacional das Secretárias e Secretários (Fenassec), o país tem cerca de 2 milhões de profissionais (50 mil no Paraná). Em 2001, o jornal inglês The Guardian considerou os secretários brasileiros como os mais bem preparados do mundo. “Os cursos situam muito bem o profissional, disciplinando-o de modo ético e técnico, com padrões superiores de qualidade”, observa Shapiro.

A coordenadora do curso técnico em secretariado do Colégio Estadual Vicente Rijo, Cassilda França Montesso, explica que o curso foi criado em 2004 devido à necessidade do mercado de trabalho e já formou cerca de 500 pessoas. “A gente ouve falar que sempre tem emprego, mas falta qualificação e o mercado exige formação”, diz.

Segundo ela, o curso é uma oportunidade para pessoas que não têm condições de pagar uma escola particular.A coordenadora do curso de secretariado executivo da Universidade Estadual de Londrina (UEL), Neusa Maria Orthmeyer Massarutti, explica que o ensino superior prepara o profissional para ser uma pessoa que facilita o trabalho do chefe. “Ele não é preparado para ter um comportamento gerencial, mas para antecipar situações em que o gerente precisa atuar. Quem toma a decisão é o gerente, mas o profissional de secretariado adianta informações que o chefe precisa saber”, afirma.

Segundo Neusa Maria, os secretários atuam para facilitar a vida de quem está sendo assessorado. “Antigamente, o profissional anotava o que o gerente queria redigir. Hoje o secretário é quem redige e o chefe apenas confirma ou faz alterações. Se o gerente souber aproveitar, o secretário pode facilitar a vida dele.”

Ser confiável é característica essencial

Entre as características mais importantes de um secretário é ser uma pessoa confiável. “Por eles passam grandes segredos de uma empresa”, afirma o consultor Abraham Shapiro.

Por isso, também precisa ser discreto. O perfil deve contemplar ainda organização, ética, profissionalismo, visão prática, comunicabilidade, domínio do português e de outros idiomas.

“Ser secretário não é somente atender ao telefone. É preciso facilitar, antecipar e resolver a vida do chefe”, diz a secretária Mariângela Santilli.

O profissional deve administrar a agenda do chefe para que ele tenha tempo de folga, não pode incomodá-lo por pequenos problemas e, se necessário, tomar decisões por ele. “Ao olhar para ele, a gente sabe o que precisa. Em algumas situações, precisamos saber mais da vida do chefe do que ele mesmo”, afirma.

A secretária Maria Aparecida Fabre confirma que em algumas situações é preciso tomar pequenas decisões no lugar do gerente. “Não há necessidade de interromper o chefe em todos os momentos”, diz. Para isso, o profissional deve conhecer a rotina e o perfil do gerente e da empresa.

Secretárias apontam importância da formação

Maria Aparecida Fabre, de 38 anos, e Gláucia Fávero Valério, de 23 anos, são secretárias de uma grande empresa em Londrina e se formaram em secretariado executivo pela UEL. “O curso dá o norte para identificar a empresa”, diz Maria Aparecida.Para Gláucia, a formação universitária proporciona a base teórica para recepcionar clientes e acompanhar o chefe, inclusive em viagens a trabalho. Ela fala inglês e espanhol, o que considera muito importante. “A empresa fez grandes negociações na Alemanha e nos Estados Unidos e eu fui junto para traduzir”, conta.

A secretária Mariângela Santilli é formada em relações públicas. Entretanto, ela acredita que a formação insere o profissional no mercado com alguns pré-requisitos exigidos. Mariângela explica que muitas vagas de estágio não são preenchidas porque os candidatos não apresentam formações básicas exigidas, como um curso de línguas. “A concorrência é grande. Curso de línguas, credibilidade e bom trabalho são importantes”, diz.

(Jornal de Londrina, 03/03/2008 - Fábio Luporini especial para o JL).